Vie pratique

Comment mieux s’organiser?

La voici, la question majeure de nos vies un peu trop rapides et qui ne semblent  pas laisser le temps à nos divers projets de s’épanouir : Comment mieux s’organiser?

Si c’est une question qu’on se pose rarement en ces termes, c’est assez souvent que j’entends autours de moi « j’ai jamais le temps de …. » (rajoute après tout ce qui entre dans cette liste dans ton cas).
Ca s’applique évidemment à tous les pans de la vie qu’elle soit professionnelle, personnelle, amicale, étcétérah.
Combien de fois t’as essayé d’ajouter ton point de croix dans l’équation de la journée (ou pas), la lecture de ce livre que tu as déjà acheté y’a trois mois, la cuisine d’un plat que tu repousses, le sport, le rendez-vous à fixer avec une amie …

En vérité, s’organiser peut paraître chronophage, et c’est parfois le cas à court terme. A moyen et long terme on a tout à y gagner à s’organiser.
Par organiser je n’entends pas forcément devenir control freak et régir chaque minute de sa vie (tu verras même que c’est un peu presque le contraire), mais bien à te permettre d’atteindre tes objectifs et en finir avec la frustration du « j’ai pas le temps ».
On a tous la même quantité de temps, la seule chose qui varie, c’est la manière dont on l’utilise sur 24 heures.
Je vais donc vous expliquer ce qui a changé dans ma manière d’appréhender mon organisation que ce soit mon organisation quotidienne, mon organisation de publication sur le blog, mon organisation personnelle, professionnelle …

Je précise, toutes ces bonnes idées ne me sont pas sauté au visage : je lis pas mal de bouquins de développement personnel qui ont tous l’air de traiter de sujets différents (arrêter de râler, positiver, atteindre ses objectifs) mais qui finalement parlent toujours plus ou moins de la même chose : notre capacité à organiser notre temps intelligemment.

Déposer son cerveau sur papier

La charge mentale, on en parle, on la vit, le plus difficile c’est de s’en défaire!
Combien de fois ça t’est arrivé d’avoir le cerveau comme une cocotte minute, avec des idées qui fusent dans tous les sens entre des problèmes de tous ordres, des trucs à pas oublier et des idées plus lumineuses? Ca bouffe ta capacité de concentration, ça peut même te paralyser dans l’action.
Depuis maintenant plus d’un an, j’ai opté pour le papier. Initialement bullet journal, j’ai érigé plusieurs carnets qui servent à coucher sur papier tout ce qui pourrait m’encombrer. J’ai trois cahiers : 1 de recettes déjà faites (pour garder mes quantités bien en mémoire et vous permettre de reproduire à l’identique), 1 d’idées de recettes pour le blog, et un carnet leuchtuurm (qui sera remplacé à la rentrée par un bête agenda avec une page par jour) pour noter tout le reste.
De fait, j’ai donc des espaces consacrés qui me permettent de retrouver rapidement mes idées, mes obligations, mes rendez-vous. En classant bien par type de « décharge mentale », on a aussi plus de facilité à retrouver où c’est déposé. A toi donc de trouver ton nombre de carnets et ton organisation.
Pour ceux qui ont des dates importantes, n’hésitez pas aussi à faire appel aux rappels annuels sur téléphone ou pc (genre les impôts et trucs comme ça), ou à créer d’autres cahiers au besoin. Tant que pour vous c’est clair, c’est que c’est ce qui vous convient.
Enfin, une bonne organisation papier, c’est surtout celle qui te facilite la vie. Et dans cette matière là, je n’ai aucun conseil à te donner si ce n’est de creuser jusqu’à trouver la bonne.

 

 

Planifier

De tous les livres sur l’organisation que j’ai lu, ils sont tous d’accord sur un point : plus on a de temps pour faire un truc, plus on en prend.
Que se passe t’il quand on ne borne pas les activités ? On traîne!
J’ai eu beaucoup de mal à vraiment le faire, et ça demande de connaître le montant en temps de chaque activité pratiquée régulièrement. Le but n’est pas de se mettre en difficulté en prévoyant trop de choses sur une journée (rester réaliste est la clé principale pour réussir à gérer ses plannings sans frustration), mais il est impératif de cadrer.
On laisse toujours une marge, pour prévoir les imprévus et pour se laisser du temps éventuellement pour souffler.
Je planifie à la journée, et je garde toujours dans un coin de page ce qu’il faut que je fasse sur la semaine et le mois éventuellement. Quand c’est posé dans mes pages, ça n’encombre plus ma tête et je suis beaucoup plus disponible pour mes tâches en cours.

 

Rester précis et échelonner les grosses tâches

C’est sûr que si tu dois déménager et que tu écris sur une page le simple mot déménager, tu pars te rouler en boule dans un coin en pleurant du sang.
Maintenant, si tu divises l’action en sous actions, ça paraît tout de suite plus réalisable, et beaucoup plus motivant. En fait, cocher des actions simples comme « appeler assurance habitation » « cartons chambre » « louer camion » donne le sentiment que l’action déménagement avance, et permet de ne rien oublier en cours de route.
C’est le même principe quand on doit écrire un gros mémoire par exemple, on peut très bien se fixer un nombre de pages, un chapitre, en bref, n’importe quoi qui borne un peu l’action et la découpe en parties simples qu’on voit se dérouler sous nos yeux. La tâche paraît moins grosse et on a donc plus de facilité à l’entreprendre!
Plus on reste précis dans ses plannings d’action et plus on a du mal aussi à dévier de la tâche ou faire semblant (oui, parfois on aime bien se mentir à soi-même aussi, c’est meilleur pour la culpabilité) d’en avoir fait assez alors qu’on n’a avancé dans rien.
Bien nommer ses activités, c’est donc commencer à s’organiser et éviter de les mettre sous le tapis.

Organisation peu contraignante

 

Se mettre des objectifs

Parce que ça va dans le sens du point précédent, mais si on ne met pas d’objectif sur des tâches comme « Apprendre l’anglais » ou « coudre un vêtement », on ne s’en sort pas franchement gagnant.
Par contre si on se fixe 2 heures d’anglais par semaines et le but d’avoir fini le premier twilight à la fin du mois (en VO évidemment), là ça devient concret.
Chaque objectif atteint on se sent accompli et plus motivé pour entreprendre la suite. C’est donc un parfait moteur de motivation et une excellente raison de s’y remettre!
L’ennemi de l’organisation, c’est l’abstraction dans les objectifs. C’est la porte ouverte à la flemme.

 

Faire le point sur les tâches chronophages qui nous plombent

Le temps n’est pas un outil magique : il coule, nous glisse entre les doigts et nous laisse sur le bord de la route.
Pour arrêter de courir derrière, il  n’y a pas de secret : il faut identifier ce qui plombe ton organisation.
Pour beaucoup, il va s’agir du fait de passer des heures devant instagram et facebook pour rien (les notifications attendront bien notre retour, au chaud dans notre smartphone), mais il peut s’agir de temps passé devant la télévision, ou de flemme liée au sentiment d’avoir trop à faire et d’étouffer (plus on a de choses à faire, plus on procrastine, c’est bien connu).
Le fait est qu’il y a forcément des temps perdus quelque part qui peuvent être convertis en temps agréable et utile.
Ca demande de faire un travail honnête sur soi, et ça peut prendre pas mal de temps d’identifier quels sont les freins pour débloquer des plages horaires.
Ne pas oublier l’intérêt du monotâche au passage, qui est d’une importance cruciale pour réussir à se concentrer sur une activité et la réaliser au mieux et au plus rapidement. Même si la tentation est grande de penser que ça fait gagner du temps, s’éparpiller n’est jamais la solution pour mener plusieurs sujets de front.

S'organiser au quotidien

 

Prioriser

Parce que souvent, on commence à péter un câble quand on met toutes les tâches sur un pied d’égalité en terme d’urgence. On a alors une quantité monstrueuse de choses à faire.
Certaines tâches sont cycliques (faire la lessive, le ménage, la vaisselle, répondre aux mails) et d’autres sont à soumettre à des objectifs (rédiger un livre, cuisiner tel plat, appeler une personne, photographier un produit …). Pour traiter une urgence, on relègue forcément des tâches à plus tard. C’est la que toute l’importance d’écrire ses plannings arrive : on ne risque pas d’oublier quelque chose en cours de route, et rien ne reste jamais bien longtemps sans être fait car ça devient vite pressant de réécrire pour la 14ème fois « faire virement épargne ».
Au départ d’une organisation on a tendance à vouloir trop en faire et à classer dans le mauvais sens ses priorités. Avec le temps on apprend à lâcher du leste et à ne pas s’en faire outre mesure de remettre à demain pour les bonnes raisons.
On en revient aussi à l’idée du monotâche. Une chose après l’autre, c’est bien ce qu’on essaye d’obtenir après avoir priorisé ses activités de la journée. Et non pas trois choses en même temps qui iront donc beaucoup moins vite à se réaliser.
On en revient donc à l’absolue nécessité de noter tranquillement ses projets divers : même si on les met de coté temporairement on sait qu’il n’y a aucun risque de les oublier.

 

Se laisser du temps pour ne rien faire

Parce que trop d’organisation tue l’organisation la spontanéité. Il est impératif si on fonctionne de manière organisée dans sa vie pro ET perso de se laisser des temps morts, pour souffler, pour faire ce dont on a envie, et se réserver pour des activités de pure détente, hors du cadre de la productivité. Parce que justement, ça entretient un niveau de bien-être nécessaire pour mener ses projets à bien.
Bien sûr, ça peut tout à fait être une activité qui entre dans tes objectifs, mais uniquement si c’est ce dont tu as envie. On va dire que c’est un peu ton free time, et que ça aussi, faut pas oublier d’en planifier pour pas finir par imploser.
Je l’ai toujours pensé, à plus forte raison à présent : les pauses, c’est le plus important dans le travail.

Apprendre à se détendre

 

Ne pas se mettre trop de pression

Si une journée est jonchée d’une quantité de tâches non terminées, je fais généralement une réunions avec moi-même (« dans mon bureau! »). Est-ce que c’est la conséquence de la flemme, d’un grand nombre d’imprévus, de la réalisation d’autres tâches qui ont pris la priorité?
On pourra prévoir avec autant de précisions qu’on voudra, il y aura toujours moyen de bousculer l’organisation au dernier moment à cause d’un changement impromptu. La seule chose qui m’importe dans ce cas, c’est de gérer les urgences absolues du type aller à un rendez-vous, répondre à un mail important, faire les photos d’un produit qui ne se conserve pas, et le reste peut bien attendre une journée de plus. On peut même tout à fait résorber une journée sur la suivante ou celle d’après, rares sont les journées complètement remplies de A à  Z, on peut toujours s’en sortir.
Au travail j’appliquais exactement la même démarche en tant que pâtissière : d’abord les urgences (commandes clients), ensuite palier aux manques et enfin faire du stock. Ca paraît bête, mais ce type de raisonnement est applicable à tous les métiers, dans toutes les branches. En étant organisé, on gagne en temps, en productivité et en tranquillité. Je ne peux donc que vous conseiller de fonctionner aussi par liste au niveau pro, car ça permet de prioriser et de ne pas partir dans tous les sens, surtout quand on a tendance à devoir répondre à des sollicitations souvent.
L’idée, c’est de glisser de la bienveillance dans son organisation : faire de son mieux c’est déjà bien. Etre meilleur, c’est toujours pour demain.

 

Célébrer les accomplissements

Que serait une bonne organisation sans un petit mojito de célébration de temps en temps ? 😀
Quand je viens à bout de gros morceaux, comme ça a été le cas pour la migration du blog qui m’a pris au bas mot 3 mois, ou quand j’ai réussi à faire tout ce que je voulais dans la journée, je m’autorise l’auto congratulation et la récompense. Parce que c’est pas toujours facile de rester motivé, parce que c’est important de prendre le temps de le faire pour valoriser l’effort fourni, et parce qu’on n’a jamais trop de bonne raison de fêter.
Ca prend différentes formes selon mon humeur : rendez-vous avec une copine sur une journée de travail, m’offrir un petit objet que je veux depuis longtemps, m’autoriser un coup de glande salvateur, manger quelque chose de bon, relâcher un peu la bride …
Je fonctionne très bien à la récompense. Le tout c’est de pas non plus tomber dans l’excès de s’acheter un truc à chaque fois qu’on trouve la motivation pour passer le balais quoi. La récompense doit donc rester proportionnelle à l’effort fourni.
Ca permet de ne pas oublier pourquoi on s’organise et rester conscient que le plaisir peut se trouver partout, même dans l’effort!

Célébrer la réussite

En écrivant cet article, je me suis dit que la plupart des conseils sont triviaux, mais c’est aussi ce que je me dis parfois en lisant mes bouquins de développement personnel. Mais c’est un peu comme quand on te répète pendant des années de pas toucher aux boutons que t’as sur la tronche : une fois t’en épargnes un par négligence, et tu te rends compte qu’en fait, c’était un bon conseil. Ensuite tu ne les tripotes plus autant, parce que tu sais que ça fonctionne mieux.
C’est exactement pareil pour l’organisation. Il faut lire plusieurs fois les choses jusqu’à les intérioriser complètement, et là, ça finit par couler de source et on applique vraiment.
L’organisation c’est comme des abdos : si t’en fais une fois par mois une heure c’est useless et tu peux plus te plier en deux pendant une semaine, si t’en fait 15 minutes tous les jours tu te paies des tablettes de chocolat et ça ne te fait plus du tout mal.
Au fur et à mesure, le muscle se renforce, sans trop d’effort, et on continue à affiner l’organisation sur le long terme, gagnant toujours en efficacité, en nombre de tâches effectuées et en tranquillité!
Du coup, c’est à la foi simple et compliqué de mieux s’organiser pour gagner du temps au quotidien.

En espérant que cet article vous ai plu malgré son coté outsider par rapport aux sujets traités ici d’habitude. Je pense sincèrement que sans ça, je ne serais pas en mesure de vous proposer ce qui se trouve sur le blog aujourd’hui ni même d’avoir terrassé mon stress petit à petit. Je vois vraiment l’organisation (sans excès bien sûr) comme un moyen sûr d’atteindre ses objectifs, d’en tirer du bonheur et d’être plu serein. Un genre de bien être quoi !

Je vous embrasse (et c’était même pas dans mon planning du jour).

Délia ♥ Super organisée ET heureuse.

9 Commentaires

  • Coucou, merci pour cet article plein de bons conseils qui comme tu le dis-même s’ils sont triviaux-valent la peine d’être rappelés. Pour moi ce sera notamment le fait de détailler les tâches (ex : plutôt que rangement maison, rangement garage, tri vêtements etc). Je le fais au niveau professionnel et moins en perso et pourtant je gagnerais en efficacité. Merci de rappeler qu’il faut des temps morts. J’ai bien rigolé en lisant le passage sur la récompense avec le coup de balai haha. Bref, avec un bébé en plus cette année je garde bien en tête tes conseils pour ma future organisation 🙏😘

    • Coucou !
      Merci pour ton petit mot!
      C’est vrai que ça peut paraître logique comme décomposition mais on oublie souvent d’être précis aussi bien sur papier que dans notre tête. C’est là que ça complique tout alors que ça prend peu de temps de décomposer et ça simplifie la clarté de passage à l’action 🙂
      Je pense qu’on commence tous par voir l’intérêt au niveau professionnel, parce qu’on a des objectifs chiffrés et une certaine pression, mais à l’inverse, on peut utiliser les objectifs pour se décompresser dans le cadre perso.
      Ouuuh, il va effectivement falloir faire un peu de place à ce petit bout qui arrive alors 😉 !
      Bisou !

  • J’ai adoré ton article qui est plein de bons conseils, je dois dire que je suis plutôt organisée donc je me retrouve dans pas mal de points. Le plus important reste pour moi (et j’aime la façon dont tu l’as énoncé): Déposer son cerveau sur papier. Rien de tel que pour y voir plus clair et commencer à prioriser nos différentes tâches 🙂

    • C’est une réunion de gang des organisées alors 😉 !
      C’est clair! Je me demande comment on peut faire autrement, j’en suis bien incapable pour ma part. J’ai toujours été copine avec le papier mais là c’est un vrai passage obligé!

    • Je le fut il y a un moment, mais l’angoisse m’a quittée. C’est vrai que ça peut aider quand on est stressé de nature mais attention à ne pas passer du coté obscur de la suroroganisation étouffante :p !
      J’adore l’imprévu par contre, du coup mon organisation le prend largement en compte. Comme ça même avec surprise c’est quand même sans surprise pour mes obligations 😉

  • Dès que j’ai vu le titre de ce billet, je me suis dit, c’est pour moi ! S’il y a bien un problème que j’ai, c’est celui-là. Malgré toute ma bonne volonté, je n’arrive pas à m’organiser. Je compte bien mettre tes conseils à profit. Merci pour le partage.

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